Surat resmi tidak harus terdengar kaku untuk menyampaikan maksud dengan tertib. Kejelasan lebih mudah dicapai ketika tujuan surat, urutan isi, dan pilihan katanya saling mendukung—tanpa kalimat berputar-putar.

Bedakan konteks resmi dari bahasa yang kaku

Surat-menyurat dinas termasuk komunikasi resmi. Dalam pengertian ini, bahasa resmi digunakan dalam komunikasi yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi jabatan. Istilah "bahasa resmi" juga memiliki arti hukum: bahasa yang mendapat status legal khusus dari negara atau wilayah tertentu [1]. Karena itu, resmi bukan berarti setiap kalimat harus panjang atau penuh istilah formal. Dalam penyuntingan surat, yang lebih berguna ialah memastikan nada dan isi sesuai dengan tujuan dokumen.

Tentukan tujuan sebelum menyusun isi

Sebelum memilih kalimat pembuka, rumuskan dulu pekerjaan yang perlu dilakukan surat: menyampaikan informasi, meminta sesuatu, atau menjelaskan tanggapan. Tujuan yang jelas membantu penulis memilih rincian yang perlu dimasukkan dan menghindari paragraf yang tidak membantu pembaca memahami inti dokumen.

Sebagai contoh hipotetis, surat yang meminta penerima mengirimkan dokumen perlu menyebut dokumen apa yang diminta. Jika ada batas waktu yang memang berlaku, cantumkan tanggalnya dengan jelas. Sebaliknya, bila surat hanya menyampaikan pemberitahuan, kalimatnya tidak perlu dibentuk seolah-olah penerima diminta memberi persetujuan.

Susun informasi dalam urutan yang mudah diikuti

Satu pendekatan editorial yang praktis adalah bergerak dari konteks menuju maksud, lalu ke rincian atau tindakan yang diperlukan. Kerangka ini bukan rumus wajib; bagian-bagiannya dapat disesuaikan dengan tujuan surat.

1. Berikan konteks singkat agar pembaca mengetahui pokok yang dibicarakan.
2. Sampaikan tujuan utama secara langsung, misalnya pemberitahuan atau permintaan.
3. Tambahkan rincian yang diperlukan untuk memahami atau menindaklanjuti maksud tersebut.
4. Tutup dengan tindakan yang diharapkan, jika memang ada.

Urutan seperti ini juga memudahkan pemeriksaan akhir: apakah pembaca dapat menemukan alasan surat dibuat, inti pesannya, dan hal yang perlu dilakukan tanpa menebak-nebak?

Pilih kata formal yang tetap konkret

Kata formal tidak otomatis membuat pesan lebih jelas. Frasa seperti "agar dapat ditindaklanjuti sebagaimana mestinya" terdengar resmi, tetapi tidak menyebut tindakan yang dimaksud. Jika maksudnya meminta salinan dokumen, kalimat "Mohon kirimkan salinan dokumen tersebut" lebih langsung. Contoh ini hanya tepat bila permintaan itu memang sesuai dengan isi surat.

Istilah khusus tetap berguna ketika diperlukan, tetapi jangan biarkan istilah atau singkatan mengaburkan inti pesan. Pilih kata kerja yang menyebut tindakan dengan terang, lalu periksa apakah setiap kalimat membawa informasi yang dibutuhkan. Hasilnya bukan bahasa yang santai sembarangan, melainkan surat yang tetap tertib dan lebih mudah dipahami.

Sumber

• [1] Wikipedia bahasa Indonesia — Bahasa resmi. https://id.wikipedia.org/w/index.php?oldid=29796543&title=Bahasa_resmi (diakses 2026-10-04).